출장비 영수증 풀칠, 세금계산서 번호 확인, 엑셀 입력. 누구나 겪는 귀찮은 업무입니다. OCR(문자 인식)과 GPT(AI 언어모델)를 결합하면 이런 작업을 자동화할 수 있습니다. 단순히 데이터를 읽는 수준이 아니라, 항목 분류·유효성 검증·시스템 반영까지 완전 자동화를 구현할 수 있죠.
이 글에서 배우는 것
- OCR로 영수증·세금계산서를 텍스트화하는 원리
- GPT로 금액·날짜·항목을 정규화하고 분류하는 방법
- 회계 시스템에 자동 반영하는 단계별 워크플로우
- 보안·예외 처리 전략과 실제 도입 시 고려사항
왜 자동화가 필요한가?
회계팀은 매월 수백 장의 영수증과 세금계산서를 처리합니다. 수작업 입력은 시간이 오래 걸리고, 오류가 잦습니다. OCR+GPT 자동화를 도입하면 다음과 같은 효과가 나타납니다.
- 평균 직원 1인당 월 2~3시간 절약
- 데이터 입력 오류 80% 이상 감소
- 정산 지연률 40% 이상 감소
- 모든 내역이 자동 로그로 남아 감사 대비 용이
현업 예시 · 한 스타트업은 법인카드 영수증을 매달 300장 수작업 입력하던 시간을 자동화로 줄여, 회계팀 인력을 전략 기획 업무로 배치할 수 있었습니다.
자동화 워크플로우 5단계
- 문서 수집 – 직원은 모바일 앱이나 이메일로 영수증·세금계산서를 업로드합니다.
- OCR 추출 – 이미지·PDF에서 금액, 날짜, 상호, 사업자번호를 텍스트로 변환합니다.
- GPT 정규화 – 추출된 텍스트를 표준 필드(거래일자, 공급가액, 부가세, 총액)로 정리합니다.
- 분류·검증 – GPT가 교통비·식비·숙박비 등으로 분류하고, 세금계산서 번호 유효성도 확인합니다.
- 회계 반영 – ERP·회계시스템에 자동 전송되고, 승인 프로세스까지 연동됩니다.
// 간단한 JSON 구조 예시
{
"date":"2025-07-12",
"vendor":"서울역주차장",
"amount":15000,
"category":"교통비",
"tax_id":"123-45-67890"
}핵심 기술 요소
| 기술 | 역할 | 예시 |
|---|---|---|
| OCR | 문서 이미지 → 텍스트 변환 | Tesseract, Google Vision API |
| GPT | 문자열 정규화·카테고리 분류 | 교통비/식비 자동 태깅 |
| ERP 연동 | 회계 시스템 업데이트 | 더존, SAP, QuickBooks |
보안과 예외 처리
재무 데이터는 민감합니다. 따라서 자동화 설계 시 보안과 예외 처리를 반드시 고려해야 합니다.
- 암호화: 모든 전송은 SSL/TLS로 암호화
- 로그 관리: OCR/GPT 로그에 개인식별정보(PII) 즉시 마스킹
- 예외 큐: 인식률이 낮은 영수증은 사람이 검토할 수 있도록 별도 큐에 저장
- 승인 프로세스: 일정 금액 이상은 자동 반영 전에 관리자 승인 단계 추가
팁 : 종이 영수증은 구겨짐·번짐 때문에 오류율이 높습니다. 모바일 앱으로 재촬영하면 인식률이 확 올라갑니다.
도입 효과 요약
- 속도: 하루 걸리던 정산을 몇 분 안에 완료
- 정확성: 수작업 입력 대비 오류율 대폭 감소
- 편의성: 모바일 업로드 → 자동 ERP 반영
- 투명성: 감사 대비 로그·승인 절차 자동화
FAQ
OCR 인식률이 낮으면 어떻게 하나요?
스마트폰 고해상도 촬영, 흑백 대비 강화 등으로 인식률을 높일 수 있습니다. 인식이 안 되는 경우 예외 큐에서 사람이 검토합니다.
세금계산서 진위 여부도 확인되나요?
가능합니다. GPT가 추출한 사업자등록번호를 국세청 API와 대조하면 위조 가능성을 줄일 수 있습니다.
보안이 걱정됩니다.
SSL 암호화 전송, 데이터 마스킹, 최소 보관 기간 설정으로 안전성을 확보할 수 있습니다.
중소기업도 적용할 수 있나요?
클라우드 기반 OCR·GPT API를 사용하면 초기 서버 없이도 도입 가능합니다.
도입 난이도는 어느 정도인가요?
PoC는 1~2주에 가능하나, ERP 연동·권한 관리까지 포함하면 약 1~2개월은 소요됩니다.
개인 사업자도 활용 가능할까요?
네. 소규모 사업자는 카드 내역·세금계산서를 자동 정리해 간편장부 작성 시간을 크게 줄일 수 있습니다.
작게 시작해 보세요
교통비·식대 영수증부터 OCR+GPT 자동화를 적용하세요. 초기 성과가 확인되면 세금계산서, 법인카드 내역 등으로 점차 확장하면 됩니다.
교통비·식대 영수증부터 OCR+GPT 자동화를 적용하세요. 초기 성과가 확인되면 세금계산서, 법인카드 내역 등으로 점차 확장하면 됩니다.