안녕하세요! AI 실무 워크플로우 시리즈, 어느덧 6번째 시간입니다. 여러분의 바탕화면이나 '나중에 읽기' 폴더에는 읽지 못한 PDF 파일들이 얼마나 쌓여 있나요? 혹은 1시간 넘게 진행된 회의 끝에 "그래서 우리가 지금 뭘 해야 하지?"라며 멍해졌던 경험은 없으신가요?
정보가 넘쳐나는 2026년, 이제 능력자의 척도는 '얼마나 많이 읽느냐'가 아니라 '얼마나 빨리 핵심을 추출해 실행에 옮기느냐'에 달려 있습니다. 오늘은 수십 페이지의 문서와 복잡한 회의 녹취록을 단 1분 만에 완벽하게 내 것으로 만드는 AI 요약 테크닉을 공유합니다.
1. 요약의 질을 결정하는 '콘텍스트 윈도우' 이해하기
과거의 AI는 한 번에 읽을 수 있는 양이 정해져 있어 긴 문서를 넣으면 앞부분을 까먹곤 했습니다. 하지만 최근의 AI(Claude 3.5, Gemini 1.5 Pro 등)는 책 한 권 분량을 한 번에 이해할 정도로 발전했습니다.
여기서 핵심은 'NotebookLM' 같은 도구의 활용입니다. 구글에서 내놓은 이 도구는 내가 업로드한 문서들만을 바탕으로 답변하기 때문에, 외부의 잘못된 정보를 섞는 '할루시네이션(환각)' 현상을 획기적으로 줄여줍니다. 문서 요약에 최적화된 비서인 셈이죠.
2. 실패 없는 '5단계 요약 프롬프트'
단순히 "요약해줘"라고 하지 마세요. AI에게 다음과 같은 구조화된 가이드를 주어야 합니다. 제가 실제로 쓰는 프롬프트 구조를 그대로 공개합니다.
- 1) 한 문장 정의: 이 문서의 가장 핵심적인 목적을 한 문장으로 정의해줘.
- 2) 주요 포인트(Bullet Points): 가장 중요한 5가지 내용을 짧은 문장으로 나열해줘.
- 3) 액션 아이템(Action Items): 우리가 당장 실행해야 할 구체적인 할 일을 추출해줘. (담당자와 기한 포함)
- 4) 반대 의견 및 리스크: 문서 내용 중 논란이 될 만하거나 주의해야 할 점은 뭐야?
- 5) Q&A 추천: 이 내용과 관련해 내가 추가로 질문해야 할 것 3가지만 추천해줘.
3. 회의록 정리의 혁명: 녹음에서 실행까지
회의록 정리가 고역인 분들은 이 루틴을 따라 해보세요. 스마트폰으로 회의를 녹음한 뒤 클로바노트나 Vrew 등으로 텍스트화(STT)합니다. 그다음 해당 텍스트를 AI에게 전달하며 이렇게 말하세요.
"이 회의 녹취록에서 [결정된 사항], [보류된 사항], 그리고 [다음 회의까지 준비할 일]을 표 형식으로 정리해줘. 발언자별 핵심 의견도 짧게 덧붙여줘."
이렇게 정리된 표를 팀 단톡방이나 노션에 공유하는 순간, 여러분은 '일 잘하는 사람'의 표본이 됩니다. 정리에 드는 시간은 5분도 채 걸리지 않지만, 그 효과는 수 시간의 작업과 맞먹습니다.
4. 전문가의 팁: 데이터 프라이버시
기업 내부의 대외비 문서나 민감한 개인정보가 담긴 파일을 요약할 때는 주의가 필요합니다. 대중적인 AI 서비스들은 학습에 데이터를 활용할 수 있기 때문입니다.
이럴 때는 '임시 채팅 모드'를 활용하거나, 기업용 보안 환경이 구축된 AI 서비스를 사용하는 것이 안전합니다. 정보를 요약하기 전, 문서 내의 실명이나 금액 등 민감한 수치는 미리 지우거나 마스킹 처리하는 습관이 여러분의 전문성을 완성합니다.
핵심 요약
- 긴 문서 요약에는 NotebookLM처럼 소스(Source) 기반 분석 도구가 가장 정확하다.
- 프롬프트를 구조화(정의-포인트-액션아이템-리스크)하면 놓치는 내용 없는 완벽한 요약이 가능하다.
- 회의록은 텍스트 변환 후 표 형식으로 요약 요청하여 가독성과 실행력을 동시에 잡아야 한다.
다음 편 예고: 7편에서는 비즈니스의 시작과 끝, 이메일 작성 자동화를 다룹니다. 상대방의 기분을 상하게 하지 않으면서도 내 의도를 정확히 전달하는 '톤앤매너' 프롬프트 설계법을 알려드릴게요.
질문: 읽어야 할 문서가 너무 많아 스트레스받았던 경험이 있으신가요? 어떤 종류의 문서를 요약할 때 AI의 도움을 가장 받고 싶으신지 댓글로 남겨주세요!